700 người, 1 chuyến team building và áp lực ‘làm dâu trăm họ’

Điều phối gần 700 nhân sự trong chuyến team building tại Quy Nhơn là áp lực không nhỏ với đội ngũ ban tổ chức của công ty nơi Hải Yến (30 tuổi, phường Tân Mỹ) làm việc.

Đoàn khởi hành từ nhiều văn phòng khác nhau, trong đó phần lớn nhân sự bay từ Hà Nội và TP.HCM. Để đưa mọi người đến Quy Nhơn trong cùng một ngày, ban tổ chức phải chia nhân sự thành nhiều đợt di chuyển, đồng thời làm việc với các bên liên quan như đơn vị đặt vé, đội xe đưa đón sân bay, khách sạn và công ty tổ chức sự kiện.

“Chỉ cần một chuyến bay thay đổi giờ khởi hành, toàn bộ kế hoạch xe đưa đón bên dưới cũng phải điều chỉnh theo”, nhân sự phụ trách truyền thông nội bộ tại một tập đoàn công nghệ cho biết.

Áp lực càng tăng trong khoảng 1 tuần cuối trước ngày khởi hành, khi danh sách nhân sự liên tục thay đổi. Một số người phát sinh lịch công tác, số khác xin đổi chuyến bay để phù hợp với lịch cá nhân. Mỗi điều chỉnh đều phải được cập nhật đồng thời cho đơn vị vé máy bay, khách sạn, đội xe và bộ phận điều phối tại điểm đến.

Ngoài di chuyển, ăn uống cũng là bài toán khiến nhóm tổ chức mất nhiều thời gian. Với hơn 700 người, thực đơn phải tính đến nhiều nhu cầu khác nhau, như ăn chay, dị ứng hải sản hay mong muốn trải nghiệm đặc sản địa phương.

Phía sau một chuyến team building trọn vẹn là hàng tháng chuẩn bị của ban tổ chức cùng đơn vị lữ hành phối hợp làm hài lòng số đông. Ảnh minh họa: Phương Lâm.

Trước ngày khởi hành, bộ phận truyền thông nội bộ liên tục gửi hướng dẫn về lịch trình, chuyến bay, điểm tập trung, hành lý và lưu trú. Tuy nhiên, câu hỏi vẫn phát sinh sát giờ.

“Nhân viên có thể nhận email nhưng chưa chắc đã đọc kỹ. Vì vậy, chúng tôi phải duy trì nhiều kênh cập nhật song song, từ email, nhóm chat đến đầu mối tại từng phòng ban”, cô nói.

Team building, hoạt động gắn kết nội bộ thường niên, ngày càng được nhiều doanh nghiệp đầu tư. Tuy nhiên, với đội ngũ HR, đây cũng là mùa “làm dâu trăm họ”.

Khi lên kế hoạch và chịu trách nhiệm tổ chức cho hàng chục hay hàng trăm nhân sự, đội ngũ gặp không ít khó khăn khi cân bằng giữa nhu cầu riêng của từng người và mục tiêu chung của công ty, như chia phòng, đặt suất ăn, sắp xếp chuyến bay hay điều chỉnh lịch trình.

Áp lực không chỉ nằm ở phía doanh nghiệp. Các đơn vị tổ chức tour cũng phải đảm bảo khách sạn, xe đưa đón, bữa ăn và chương trình sự kiện vận hành trơn tru, đồng thời xử lý nhanh các phát sinh trong mùa du lịch cao điểm.

Áp lực chiều lòng trăm nhân sự

Trong suốt chuyến đi Quy Nhơn, Hải Yến và các nhân sự trong nhóm phụ trách gần như không có nhiều thời gian tham gia các hoạt động cùng nhân viên. Khi đoàn tham dự gala dinner, bộ phận tổ chức vẫn phải theo dõi tiến độ phục vụ của nhà hàng, kiểm tra âm thanh, ánh sáng, phối hợp với MC và xử lý các tình huống phát sinh tại hiện trường.

Hải Yến cho biết phần lớn nhân viên chỉ "thấy" 3 ngày nghỉ dưỡng tại Quy Nhơn. Trong khi đó, người tổ chức thường bắt đầu công việc từ nhiều tháng trước và phối hợp với hàng chục đầu mối khác nhau để bảo đảm mọi khâu vận hành đúng kế hoạch.

Đội ngũ của Hải Yến đang chuẩn bị cho các hoạt động team building. Ảnh: NVCC.

Tương tự, dù công tác chuẩn bị cho chuyến team building đến Nha Trang của 300 nhân sự đã bắt đầu từ gần 3 tháng trước ngày khởi hành, nhóm của Minh Anh (33 tuổi, phường Hoà Hưng, TP.HCM) vẫn đối mặt với nhiều vấn đề khi xử lý các nhu cầu khác nhau của người tham gia.

Chia sẻ với Tri Thức - Znews, quản lý nhân sự cho biết chia phòng là đầu việc tốn nhiều thời gian nhất. Đoàn được bố trí ở phòng đôi. Ngay sau khi danh sách sơ bộ được gửi đi, bộ phận nhân sự bắt đầu nhận các đề xuất thay đổi. Người muốn ở cùng đồng nghiệp thân thiết, người muốn ở cùng thành viên trong nhóm làm việc, trong khi một số nhân viên mới lại ngại ở chung với người chưa quen.

“Không ai đưa ra yêu cầu vô lý. Vấn đề là số lượng phòng có hạn, trong khi các mong muốn lại chồng chéo lên nhau. Có trường hợp một nhân viên hủy chuyến sát giờ vì việc cá nhân, nhóm tổ chức phải rà soát lại nhiều phòng khác để bảo đảm đúng số lượng và giới tính”, cô nói.

Bài toán tiếp theo là thời gian nhận phòng. Đoàn xuất phát trên nhiều chuyến bay khác nhau. Một số nhóm đến Nha Trang từ giữa buổi sáng trong khi giờ nhận phòng của khách sạn là đầu giờ chiều.

"Nhân viên vừa xuống sân bay thường muốn lên phòng nghỉ ngơi ngay. Chúng tôi phải làm việc trước với khách sạn để ưu tiên dọn một số phòng, đồng thời bố trí khu vực gửi hành lý cho những người đến sớm”, cô nói.

Team building không chỉ là nghỉ dưỡng, mà còn là bài toán điều phối hàng trăm người. Ảnh minh họa: Quỳnh Danh.

Ngoài lưu trú, lịch trình cũng phải điều chỉnh nhiều lần vì nhu cầu của nhân viên khác nhau. Nhóm kinh doanh muốn tăng thời lượng hoạt động tập thể để giao lưu, trong khi nhiều người lại mong có thêm thời gian nghỉ ngơi và khám phá địa phương.

Ban đầu, chương trình team building trên bãi biển dự kiến kéo dài gần 3 tiếng. Sau khảo sát nội bộ, bộ phận nhân sự rút ngắn thời lượng, dành thêm thời gian tự do cho nhân viên.

“Sau chuyến đi, có người nói lịch trình vừa phải, có người lại muốn hoạt động tập thể nhiều hơn. Chúng tôi cũng quen với việc phải dung hòa nhiều mong muốn khác nhau, gần như ‘làm dâu trăm họ’ mỗi lần tổ chức chương trình cho vài trăm người”, Minh Anh nói.

Đơn vị lữ hành cũng căng mình

Không riêng phía doanh nghiệp, các đơn vị lữ hành cũng đối mặt với nhiều áp lực khi tổ chức tour team building, đặc biệt khi làm việc với các doanh nghiệp tổ chức quy mô lớn.

Chia sẻ với Tri Thức - Znews, ông Hoàng Quốc Phong, Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư và Du lịch Việt Team Group, cho biết nhu cầu tổ chức team building của doanh nghiệp trong năm nay vẫn ở mức cao. Với những đơn vị sẵn sàng chi ngân sách lớn, yêu cầu đặt ra cũng khắt khe hơn.

Tổng giám đốc Quốc Phong cho biết thiết kế chương trình cho tập thể đa thế hệ luôn là bài toán khó. Ảnh: NVCC.

Theo ông, nhóm khách hàng này thường yêu cầu hệ thống lưu trú từ 4 đến 5 sao, có khả năng phục vụ các đoàn đông người nhưng vẫn bảo đảm trải nghiệm cá nhân. Thực đơn ăn uống phải phong phú, an toàn, trong khi dịch vụ vận chuyển cũng cần đạt chất lượng cao. Bên cạnh đó, kịch bản chương trình không chỉ dừng ở vui chơi, mà còn phải có ý tưởng riêng, gắn với văn hóa nội bộ và yếu tố truyền thông của doanh nghiệp.

Thiết kế chương trình cho một tập thể đa thế hệ, đa phòng ban và đa cấp bậc cũng là bài toán khó với người làm sự kiện. Khoảng cách về tư duy, sở thích và thể lực giữa nhóm nhân sự thâm niên và nhân sự trẻ có thể khiến chương trình khó tạo được sự kết nối. Nếu không tính toán kỹ, người trẻ dễ thấy hoạt động nhàm chán, trong khi người lớn tuổi lại cảm thấy quá sức.

Để giải bài toán này, các đơn vị tổ chức thường phải xây dựng nhiều phương án linh hoạt cho khách hàng. Trò chơi team building được thiết kế theo hướng giảm áp lực thể lực, tăng yếu tố chiến thuật, tư duy đồng đội và sự phối hợp. Mục tiêu là để cả nhân viên lẫn ban lãnh đạo đều có thể tham gia thoải mái.

Với đêm gala dinner, yêu cầu cũng cao hơn. Theo tổng giám đốc, chương trình cần dung hòa được yếu tố mới mẻ, hiện đại để thu hút nhân sự trẻ, đồng thời vẫn giữ được sự trang trọng, phù hợp với các thế hệ đi trước. Khi làm tốt, tiệc gala khi đó không đơn thuần chỉ là một bữa tiệc tổng kết, mà còn trở thành không gian giúp xóa bớt khoảng cách giữa các phòng ban và cấp bậc.

Ở khâu vận hành, áp lực điều phối các đoàn khách lớn càng rõ hơn trong mùa hè cao điểm. Dù các trung tâm du lịch như Đà Nẵng có hệ sinh thái dịch vụ tương đối hoàn thiện, tình trạng quá tải cục bộ vẫn có thể xảy ra. Một số nhà hàng lớn dễ quá tải vào giờ cao điểm, bãi biển có thể kín lịch tổ chức sự kiện, trong khi giao thông quanh các điểm tham quan bị ảnh hưởng khi nhiều đoàn cùng di chuyển.

Vì vậy, việc điều phối xe, giữ nhịp lịch trình và đáp ứng các nhu cầu ăn uống, sinh hoạt khác nhau của từng nhóm nhỏ trong một đoàn lớn đòi hỏi đơn vị tổ chức phải chuẩn bị kỹ từ trước. Hệ thống liên lạc nội bộ cũng cần thông suốt để xử lý nhanh các phát sinh trong suốt chuyến đi.