Với định hướng làm trợ lý giám đốc, Quang Trung (22 tuổi, từ Hà Nội) tham gia khóa học đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp.
“Mình là người cầu toàn, biết quan sát và hỗ trợ người khác. Các trải nghiệm công việc thời sinh viên cũng giúp mình nhận ra bản thân phù hợp với công việc làm thư ký, trợ lý”, Quang Trung chia sẻ với Zing.
Không riêng Quang Trung, nhiều bạn trẻ khác cũng tận dụng thời gian rảnh, tham gia các khóa học đào tạo nghề thư ký, trợ lý để cải thiện thêm kỹ năng, phục vụ công việc hiện tại hoặc sẵn sàng chuyển ngành khi cần.
 |
| Với định hướng làm công việc trợ lý giám đốc, Quang Trung (22 tuổi, từ Hà Nội) tham gia khóa học Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp. Ảnh: NVCC. |
Chọn công việc phù hợp
Quang Trung tốt nghiệp Học viện Báo chí và Tuyên truyền và có dự định xây dựng doanh nghiệp riêng. Ở thời điểm hiện tại, Trung cho rằng công việc trợ lý giúp mình học hỏi kiến thức ngay từ những người đứng đầu công ty.
Hiện tại, Trung đã gửi hồ sơ, ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh trợ lý giám đốc tại một công ty chuyên cung cấp nền tảng giáo dục công nghệ cao.
“Mình nghĩ không gì tốt bằng việc học từ chính những nhà lãnh đạo. Bản thân thư ký, trợ lý khi xử lý công việc hàng ngày của cấp trên đồng nghĩa với đang va chạm thực tế. Những trải nghiệm này không phải ai bắt đầu kinh doanh cũng có được”, Trung nhận định.
Khác với Quang Trung, Vi Nhung (22 tuổi) là cử nhân ngành Quản trị kinh doanh, ĐH Ngân hàng TP.HCM. Hiện tại, Nhung là trưởng nhóm kinh doanh của một doanh nghiệp start-up.
Làm việc trực tiếp dưới sự chỉ đạo của giám đốc điều hành, Nhung nhận thấy công việc hiện tại cô đảm nhận khá tương đồng với vị trí thư ký, trợ lý.
“Ở công ty, mình xử lý khá nhiều đầu mục công việc, tiếp nhận nhiệm vụ trực tiếp từ cấp trên. Sau khi tìm hiểu thêm về nghề thư ký, trợ lý, mình nhận ra từ tính cách đến ngành học của bản thân đều phù hợp với công việc này. Đây có thể là công việc mình theo đuổi để xây dựng sự nghiệp trong tương lai”, Vi Nhung chia sẻ.
Nghề ít có trường đào tạo
Nhung nhận thấy công việc thư ký, trợ lý có cơ hội thăng tiến lớn, được trực tiếp tiếp xúc, học hỏi các nhà lãnh đạo, mức thu nhập cũng không hề thấp. Nhưng cô thấy rất ít cơ sở giáo dục nào đào tạo chính quy ngành, nghề này.
“Khi bước vào làm việc thực tế, mỗi công ty ở mỗi lĩnh vực lại đưa ra yêu cầu khác nhau. Nhiều doanh nghiệp yêu cầu thư ký, trợ lý phải có kiến thức sâu về lĩnh vực hoạt động của công ty. Vì vậy, các trường rất khó để xây dựng một ngành riêng đào tạo toàn diện kiến thức, kỹ năng của tất cả lĩnh vực”, Nhung nhận định.
Theo Nhung, quan trọng, trong quá trình làm việc, thư ký, trợ lý phải chủ động học hỏi, thích nghi để rút ra kinh nghiệm. Cô gợi ý một số ngành học liên quan gần nhất với nghề thư ký, trợ lý như Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng…
Cùng quan điểm, Quang Trung cho hay nhu cầu tuyển dụng thư ký, trợ lý của các doanh nghiệp hiện tại khá lớn. Tuy nhiên, nguồn nhân lực lại không đáp ứng được yêu cầu.
“Một thư ký, trợ lý phải làm nhiều công việc khác nhau và thành thạo nhiều kỹ năng. Từ sắp xếp lịch làm việc, tham mưu cho lãnh đạo, lên kế hoạch, tổ chức hội họp, chuẩn bị tài liệu… Chưa kể, thư ký, trợ lý cũng phải nắm vững kiến thức chuyên ngành, lĩnh vực công ty hoạt động. Khó có ngành đào tạo hết những vấn đề nêu trên”, Trung nhận xét.
Theo Trung, ít cơ sở đào tạo chính quy nghề thư ký, trợ lý không có nghĩa làm thư ký, trợ lý chỉ là “chân chạy việc”, để sếp “sai vặt”. Công việc này thậm chí là “cánh tay đắc lực” của nhà lãnh đạo. Vì vậy, có thể người làm thư ký, trợ lý phải học nhiều hơn những vị trí công việc khác.
 |
| Vi Nhung cho rằng những kỹ năng học được sát với thực tế, cô có thể áp dụng ngay vào công việc hiện tại. Ảnh: NVCC. |
Lựa chọn những khóa ngắn hạn
Ngay sau khi tốt nghiệp đại học, Quang Trung lựa chọn chi 4 triệu đồng cho hơn một tháng học khóa đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp. Mỗi tuần, cậu học ba buổi tối, theo hình thức trực tuyến.
Ngay từ buổi học đầu tiên, Trung ấn tượng bởi mô hình giảng dạy study case của giảng viên. Trung tham gia giải quyết các tình huống thực tế do giảng viên đưa ra. Bản thân cậu cũng có thể đặt ra tình huống để học viên khác giải quyết.
Với một công việc có yêu cầu đa dạng, tham gia lớp học, Trung được đào tạo các kỹ năng như giao tiếp; làm báo cáo; soạn thảo văn bản; thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin; tổ chức hội họp; lên kế hoạch, lịch trình…
“Những kiến thức sơ đẳng nhất như phong cách ăn mặc, thời trang, ẩm thực, đặt vé máy bay… mình cũng phải biết, không hề đơn giản chút nào”, Trung cho hay.
Tuy nhiên, Trung định hướng mình sẽ trở thành một trợ lý hiểu rõ và sâu kiến thức chuyên môn về lĩnh vực hoạt động của công ty, nắm bắt hoạt động của các phòng ban chuyên môn, chứ không chỉ có kiến thức mềm.
Khác với Trung, Vi Nhung tìm đến khóa học trợ lý chuyên nghiệp với mục đích chính là phục vụ cho công việc hiện tại và chuyển đổi ngành nghề khi cần.
“Mình có thể tự rèn luyện, trải qua nhiều lần sai để tự rút ra bài học, nhưng việc chi tiền tham gia khóa học sẽ giúp mình định hướng rõ ràng và thay đổi nhanh hơn. Chi phí cho 9 buổi học là 3 triệu đồng. Mình học 2 buổi/tuần, học vào buổi tối nên không quá khó để sắp xếp thời gian”, Nhung chia sẻ.
Bắt đầu từ những kỹ năng cơ bản nhất như làm CV, trả lời phỏng vấn, viết email chuyên nghiệp, dần dần, Nhung học nâng cao hơn như lập kế hoạch, lên lịch trình, kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết công việc... Cô cho rằng đây là những kỹ năng sát với thực tế để cô áp dụng ngay vào công việc hiện tại.
“Từ buổi học kỹ năng ứng xử trong công việc, mình rút ra bản thân cần nói chuyện sao cho tạo thiện cảm nhưng phải đủ trọng lượng để cấp dưới tuân thủ chỉ đạo. Chưa kể, cách khen, chê cũng phải khéo léo, mỗi câu nói phải rõ ràng nhất để các bạn không hiểu lầm”, Nhung nói.
Song song với học kỹ năng mềm, Vi Nhung tận dụng ngay quá trình làm việc hàng ngày để tích lũy kiến thức chuyên môn, tìm hiểu thêm về phân tích thị trường và học thêm ngoại ngữ.
Cô chia sẻ nếu chuyển đổi công việc sang làm thư ký, trợ lý, cô sẽ lựa chọn doanh nghiệp có lĩnh vực giống công việc hiện tại để tận dụng kiến thức, kinh nghiệm đã có.
