Theo cuộc khảo sát mới với 10.600 người lao động khắp toàn cầu của Asana, một nền tảng quản lý công việc, nhân viên văn phòng đang dành hơn nửa ngày cho các hoạt động mất thời gian thay vì xử lý các nhiệm vụ chuyên môn họ được thuê.
Khảo sát chỉ số công việc hàng năm, được thực hiện vào tháng 10/2021, cho thấy mọi người dành 58% thời gian hành chính để làm những việc gây mất tập trung như trao đổi với đồng nghiệp, tìm kiếm thông tin, lướt các ứng dụng và cập nhật trạng thái.
Mọi người nói rằng họ lãng phí 5 giờ/tuần, tương đương 6 tuần/năm, vì những công việc phí thời gian, bao gồm cả các nhiệm vụ trùng lặp và những buổi họp vô nghĩa.
 |
| Nhiều nhân viên bị phân tâm khi vừa làm việc, vừa trả lời email hay nhắn tin với đồng nghiệp. Ảnh: Jasmin Merdan. |
Nhân viên văn phòng dành khoảng 33% thời gian trong ngày để làm những công việc chuyên môn họ được thuê, nhưng chỉ dành 10% thời gian để lập kế hoạch chiến lược giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn.
Nhìn chung, dành nhiều thời gian cho các hoạt động ngoài chuyên môn trong giờ làm việc về lâu dài có thể khiến tình trạng kiệt sức (burn-out) tồi tệ hơn.
Sự phân tâm dẫn đến kiệt sức
Sahar Yousef, nhà khoa học thần kinh nhận thức tại UC Berkeley và là người phát ngôn của Asana, cho biết phân tâm vì những công việc ngoài chuyên môn là một vấn đề đã tồn tại nhiều thập kỷ.
Trong đại dịch, tình trạng này trở nên nghiêm trọng hơn. Nhiều nhân viên bị mất tập trung khi cùng lúc xử lý nhiều công việc, dành nhiều thời gian hơn để trả lời email, tham gia các cuộc họp online và trả lời tin nhắn công việc.
 |
| Quá nhiều cuộc họp vô nghĩa, yêu cầu báo cáo cũng làm lãng phí thời gian dành cho nhiệm vụ chuyên môn. Ảnh: Vibe. |
Thực tế, nhiều người có thể thấy họ đang làm việc hiệu quả khi cố gắng "đa nhiệm", như bỏ dở công việc chính để đi trả lời email yêu cầu. Họ cảm thấy như đã hoàn thành một nhiệm vụ và nhận được kết quả lập tức, dù kết quả ấy không mang lại giá trị cho công ty.
Sự phân tâm diễn ra liên tục khiến 33% nhân viên cho biết thời gian tập trung chú ý của họ bị giảm đi.
Yousef nói với CNBC Make It rằng vốn dĩ không có gì sai khi trả lời email hay tin nhắn công việc. Song làm việc từ xa khiến nhiều người lo sợ mất kết nối, dẫn đến tình trạng liên tục kiểm tra tin nhắn và các thông báo ứng dụng, khiến họ sao nhãng khỏi nhiệm vụ đang làm.
Để giải quyết tình trạng này, các nhà lãnh đạo có thể đặt ra các quy định như sử dụng kênh liên lạc nào là phù hợp, thời gian phản hồi dự kiến là bao lâu.
Hai năm làm việc trong đại dịch đã đưa mức độ kiệt sức lên một mức cao hơn. Người lao động Mỹ cho biết họ rơi vào trạng thái burn-out trung bình 2-3 lần vào năm ngoái, đây là mức cao nhất thế giới.
 |
| Làm việc từ xa khiến nhiều người mất tập trung, kiệt sức khi mất giới hạn thời gian làm việc trong ngày. |
Bên cạnh đó, 40% người lao động trên khắp thế giới nói rằng họ đã coi tình trạng kiệt sức là một phần tất yếu của thành công.
Người lao động cho biết các tổ chức có thể đặt ra các mục tiêu rõ ràng và thực tế hơn, đồng thời cung cấp các nguồn lực tốt hơn về sức khỏe tâm thần để giúp nhân viên kiểm soát tình trạng kiệt sức.
Các nhân viên cũng kỳ vọng có sự rõ ràng hóa trong lịch trình công việc: 37% trong tổng số người lao động và 53% người lao động Gen Z nói rằng họ không có thời gian bắt đầu hoặc kết thúc một ngày làm việc rõ ràng.
Làm việc từ xa đã làm lu mờ các khoảng thời gian làm việc cố định trong ngày. Người lao động phải hoàn thành đúng nhiệm vụ mới có thể kết thúc một ngày làm việc.
"Có sự khởi đầu và kết thúc rõ ràng cho ngày làm việc là điều quan trọng, không chỉ để tránh kiệt sức mà còn giúp mọi người cảm thấy hài lòng về công việc của họ", Yousef nói.
