Vượt qua trì hoãn khi làm việc với phương pháp Kaizen

Phương pháp Kaizen có thể áp dụng nhằm tăng năng suất trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống.

Kaizen là gì?

Trong tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là: Thay đổi để tốt đẹp hơn (Kai: Thay đổi, Zen: tốt).

Phương pháp này được định nghĩa trong cuốn sách Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật như sau: “Kaizen có nghĩa là cải tiến. Không chỉ được áp dụng trong công việc mà Kaizen còn được áp dụng trong đời sống cá nhân, đời sống xã hội và môi trường làm việc".

Với Kaizen, không quan trọng bạn đã có sự thay đổi lớn hay nhỏ. Miễn đó là sự thay đổi để tốt hơn thì đều đáng được trân trọng.

Các bước thực hiện Kaizen

Kaizen được hình thành bởi tư vấn viên người Nhật Bản - Masaaki Imai vào năm 1986.

Kaizen tập trung vào việc xác định các vấn đề, sau đó sẽ tìm giải pháp để giải quyết chúng và thay đổi các tiêu chuẩn để đảm bảo vấn đề đó được giải quyết tận gốc.

Phương pháp này thực hiện như một chu trình gồm 6 bước:

• Bước 1: Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.
• Bước 2: Đo lường (Measure): Kiểm tra hiệu quả bằng các dữ liệu như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra.
• Bước 3: So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với mục tiêu đặt ra.
• Bước 4: Cải tiến (Innovation): Sau khi so sánh, tiến hành tìm ra cách làm đơn giản và tiện lợi hơn nhưng vẫn giữ được kết quả như trên hoặc tốt hơn.
• Bước 5: Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Lần này, tạo được một quá trình hoàn chỉnh hơn cho những hoạt động mới.
• Bước 6: Lặp lại (Repeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.

Nguyên tắc một phút của phương pháp Kaizen

Trong phương pháp Kaizen, Masaaki Imai còn giới thiệu thêm nguyên tắc một phút. Nguyên tắc này giúp việc thực hành Kaizen trở nên đơn giản hơn.

Nội dung chính của nguyên tắc là một người bắt đầu thực hiện những việc đơn giản nhất trong vòng một phút, vào cùng một thời điểm của mỗi ngày.

Theo phương pháp Kaizen, việc bắt đầu từ những việc làm nhỏ và ngắn hạn sẽ giúp bạn có thêm động lực làm việc và cải thiện mình.

Việc thay đổi từ những điều nhỏ nhất như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng thích nghi với thói quen mới. Bạn cũng không quá áp lực với mục tiêu mà bản thân đặt ra.

Nguyên tắc này được thực hành đơn giản như sau:

• Nếu bạn hình thành thói quen đọc sách, hãy bắt đầu đọc từng trang mỗi ngày theo từng chủ đề. Nạp từng lượng kiến thức nhỏ sẽ giúp não bộ bạn thoải mái hơn.
• Nếu bạn đang muốn tập thể dục, hãy làm quen với những động tác đơn giản trước. Lặp lại động tác đó mỗi ngày để cơ thể quen dần với việc vận động.

Lợi ích của Kaizen

Phương pháp nhẹ nhàng

Phương pháp Kaizen không bắt ép bạn phải thích nghi với những thay đổi tức thì. Chính những bước đi nhỏ sẽ giúp bạn phát triển dần.

Như vậy sẽ tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn. Bạn dễ dàng thực hiện được mục tiêu bản thân đặt ra mà không bỏ dở giữa chừng.

Khi hoàn thành những mục tiêu lớn từ những tích lũy nhỏ còn mang lại cho bạn cảm giác thoải mái và hạnh phúc.

Phát triển tư duy

GS.Carol Dweck của Đại học Stanford đã phát hiện ra rằng, sự khác biệt lớn nhất giữa những người thành công và không thành công nằm ở tư duy của họ.

Phương pháp Kaizen tạo ra một dòng chảy liên tục các ý tưởng cải thiện cho công việc. Từ đó, bạn sẽ thay đổi dần tư duy của mình theo cách tích cực hơn.

Tuy chỉ là một cải thiện nhỏ nhưng duy trì nó một ngày sẽ tạo ra một chuyển biến lớn.

Nâng cao chất lượng

Theo cha đẻ của phương pháp này - Masaaki Imai quan trọng việc chất lượng được nâng cao hơn mỗi ngày.

Không cần là những thay đổi lớn lao mà thay đổi nhỏ cũng có vai trò rất lớn trong việc tối ưu hóa quá trình làm việc.

Sau những lần cải tiến, bạn sẽ nhận ra lỗi sai của mình ở đâu để thay đổi. Từ đó hạn chế những sai lầm và nâng cao được chất lượng công việc.