Zing trích dịch bài viết trên VICE News, nói về cách các doanh nghiệp Nhật Bản sử dụng để bảo đảm sự kính trọng trong môi trường làm việc trực tuyến.
Khi đại dịch Covid-19 buộc hàng triệu người phải ở nhà, văn hóa của nhiều công ty ở quốc gia mặt trời mọc phải thay đổi để thích nghi với "kỷ nguyên làm việc từ xa".
Các quy tắc thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên và đồng nghiệp đang chuyển đổi một cách âm thầm và trơn tru.
Thay đổi trong văn hóa đóng dấu
Shachihata, một trong những nhà sản xuất con dấu cao su lớn nhất Nhật Bản, gần đây đã phát hành tính năng trên phần mềm đóng dấu kỹ thuật số của họ, cho phép nhân viên thể hiện sự tôn trọng với cấp trên từ xa.
Phương thức được biết với cái tên "đóng dấu-cúi đầu" (stamp-bowing) này được tìm thấy trong các sổ sách ngân hàng từ đầu năm 2004 và là một hình thức thể hiện địa vị xã hội dựa theo độ nghiêng của con dấu.
Khi ký các văn bản, người cấp cao nhất sẽ đóng dấu một cách thẳng đứng. Sau đó, nhân viên ở các cấp bậc thấp hơn theo sẽ xoay nhẹ con dấu của họ sang trái giống như đang cúi đầu.
 |
| Con dấu của người cấp thấp hơn nghiêng về phía bên trái giống như đang cúi đầu. Ảnh: whyjapanesepeople.com. |
Ở Nhật Bản, con dấu inkan sử dụng họ của người đóng vẫn là phổ biến nhất. Tuy nhiên, những báo cáo về nạn làm giả và sự kém hiệu quả trong những năm gần đây đã dấy lên kêu gọi chấm dứt thủ tục truyền thống này.
Vào tháng 11/2020, giám sát viên chính phủ Taro Kono cho biết Nhật Bản đang hướng tới bãi bỏ việc sử dụng con dấu trong hơn 99% thủ tục hành chính.
Nhưng nhờ vào những sáng kiến mới như của Shachihata đã giúp nét văn hóa làm việc này tiếp tục được duy trì. Công ty cho biết họ phát triển phần mềm đóng dấu trực tuyến để làm các quy tắc truyền thống trở nên hợp thời hơn.
Từ tháng 3 đến tháng 6/2020, số lượng công ty sử dụng tính năng ký đóng dấu kỹ thuật số của Shachihata đã tăng gấp 30 lần.
Tính đến đầu 2021 đã có hơn 270.000 doanh nghiệp Nhật Bản sử dụng phần mềm này.
“Nhiều tài liệu cần được phê duyệt nội bộ trước khi gửi đến các công ty đối tác và khách hàng. Phần mềm của chúng tôi giúp quy trình làm việc trôi chảy hơn mà không cần thay đổi văn hóa của doanh nghiệp”, đại diện công ty cho biết.
Shachihata đã thêm tính năng đóng dấu nghiêng vào tháng 11/2020 với mục tiêu đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu quả công việc.
Sắp xếp vị trí trong cuộc họp online
Với việc video call thay thế các cuộc họp ở văn phòng, các công ty Nhật đang yêu cầu nhân viên tuân theo việc sắp xếp “chỗ ngồi trực tuyến" dựa trên cấp bậc của họ.
Các quy tắc này cho thấy văn hóa làm việc của người Nhật luôn tuân thủ một hệ thống phân cấp nghiêm ngặt, bất chấp những phản ứng trái chiều từ thế hệ trẻ.
Vào tháng 9/2020, Zoom ra mắt tính năng cho phép người dùng thay đổi thứ tự hiển thị trên màn hình gọi nhóm.
Để nhắc nhở nhân viên về sự kính trọng, một số công ty đã cho minh họa về hình mẫu của cuộc họp trực tuyến.
Màn hình của người có cấp bậc cao nhất sẽ nằm ở góc trên bên trái, dưới họ một bậc sẽ nằm về phía trên cùng bên phải. Chức vụ trong công ty càng thấp, vị trí hiển thị sẽ càng thấp.
Nhiều người trẻ ở Nhật đã lên Twitter để bày tỏ sự thất vọng về những biểu đồ này, họ cho rằng việc sắp xếp "chỗ ngồi" trên Zoom đã duy trì văn hóa làm việc phân cấp.
“Tôi không hiểu tại sao điều này lại cần thiết. Họp ở trong văn phòng công ty thì chỗ ngồi thật sự quan trọng. Nhưng trên Zoom thì để tâm làm gì cơ chứ?", Miki Matsuda, họa sĩ 22 tuổi sống tại Tokyo, viết trên Twitter.
 |
| Nhân viên sẽ phải đặt khuôn mặt của họ vào đúng vị trí trên màn hình để thể hiện sự kính trọng cho cấp trên. Ảnh: VICE News. |
Ngoài sắp xếp vị trí hiển thị, thời điểm nhân viên vào và rời cuộc họp cũng phải theo thứ tự; người có cấp bậc thấp nhất thường là người ngắt kết nối sau cùng.
Hiroko Nishide, trưởng bộ phận tư vấn của tập đoàn Hiroko Manner, nói rằng nhu cầu ngày càng tăng về các lễ nghi trực tuyến đã thúc đẩy các nhà tuyển dụng đưa ra các quy định khắt khe hơn.
Nhưng cô khuyên rằng không nên lạm dụng chủ nghĩa hình thức vì nó có thể tăng mức độ căng thẳng lên nhân viên.
“Nếu đặt trái tim của mình vào hành động và lời nói, họ sẽ luôn tôn trọng cấp trên. Các quy tắc lúc đó sẽ không đóng vai trò chủ chốt nữa”, cô nói.
Cũng theo Hiroko, tính nhân văn và sự đồng cảm với khách hàng mới thực sự là chìa khóa thành công cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Các nghi thức trong kinh doanh chỉ đơn thuần là một biểu hiện của sự tôn trọng.
Với việc càng nhiều khu vực ở Nhật Bản phải đóng cửa khẩn cấp do số lượng ca nhiễm Covid-19 tăng vọt, có thể sẽ mất nhiều tháng trước khi nhân viên trở lại văn phòng.
Trong khi chờ đợi, có lẽ người lao động chỉ còn cách bày tỏ sự tôn trọng của họ với cấp trên bằng cách sắp xếp lại màn hình video call.
