Dịch bệnh cùng những đợt work from home đã thay đổi cách chúng ta sinh hoạt và làm việc, ít nhất là với 5 người trẻ dưới đây.
  |
| Ảnh: Monstera, Pexels |
Làm việc từ xa có thể bất tiện với nhiều người. Tuy nhiên có một điều không thể phủ nhận, đây là dịp chúng ta sống chậm lại, dành nhiều thời gian với bản thân và thực hành tự quản lý 24 giờ của mình.
Sau đây là 5 bài học về quản lý thời gian từ những bạn trẻ đang làm các công việc khác nhau.
Điểm chung của họ: không thích work from home vì làm việc kém hiệu quả, nhưng dần học cách thích nghi.
 |
Từ khi đem việc về nhà, tôi luôn cảm thấy mình vừa làm việc không hiệu quả, vừa kiệt sức vì không có thời gian thư giãn riêng.
Có lúc tôi đang làm việc, nhìn thấy nhà cửa không gọn gàng lại đứng lên dọn dẹp. Buổi tối lên giường đi ngủ, tôi không thể ngừng nghĩ về những báo cáo dở dang.
Để khắc phục tình trạng đó, tôi bắt đầu tập time blocking - lên kế hoạch cho lịch trình mỗi ngày và ghi tất cả đầu việc vào sổ tay (bạn cũng có thể dùng các app như Google Calender, Notion). Tôi cố gắng sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, liệt kê chi tiết nhất có thể, thậm chí ước tính mình mất bao lâu để làm xong.
Trong thời gian biểu này, tôi để cho mình khoảng 1h nghỉ trưa và cụ thể giờ ăn tối, làm việc nhà và tan ca.
Qua hôm sau, tôi chỉ cần làm việc như được "lập trình" theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới, không lan man, mất tập trung.
Nhờ vậy, tôi đảm bảo "giờ nào việc đó" và cũng yên tâm hơn nếu trong những ngày tới tiếp tục work from home.
 |
Trải qua hai năm Covid, tôi nghĩ mọi người đều nhận ra thời gian rất quý báu. Thay vì bị phân tâm bởi những thứ vặt vãnh, chúng ta nên bắt đầu khoanh vùng điều thiết yếu và tập trung vào nó.
Trong công việc cũng cần đặt mục tiêu cụ thể để mọi chuyện mình làm đều không lãng phí. Trước giờ làm, tôi dành nửa tiếng để lượng giá, xem trước task mới. Những gì không cần thiết, tôi mạnh dạn cắt bỏ hoặc outsource.
Nguyên lý 80/20 nói rằng để tiết kiệm thời gian, chúng ta chỉ nên tập trung vào 20% hoạt động quan trọng cho phép ta đạt 80% hiệu quả mong muốn, theo The Balance Careers.
 |
Tôi chia nhỏ hoạt động mỗi ngày theo thứ tự:
1. Việc khó và quan trọng, không làm không được
2. Việc ít quan trọng hơn nhưng tốt nhất nên làm
3. Việc dễ dàng, có thể làm hoặc bàn giao cho người khác
4. Việc không làm cũng không sao
Với những task thuộc nhóm 1, tôi làm vào buổi sáng khi bản thân còn tỉnh táo, tập trung. Tuyệt đối không trì hoãn đến trưa, chiều.
Theo Brian Tracy, tác giả cuốn sách về quản lý thời gian "Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time", những việc lớn và khó được ví như con ếch. Xử lý chúng đồng nghĩa với việc bạn sẽ có động lực để tiếp tục năng suất cả ngày.
 |
Mấy ngày đầu khi bùng dịch, không đêm nào tôi ngủ ngon giấc.
Tính tôi ôm đồm, sợ ảnh hưởng team nên hay nhận nhiều deadline trong ngày. Team tôi họp online ngày 2,3 cử. Không còn nhiều thời gian thực hiện task, tôi thường làm đến khuya mới hết việc.
Qua đến tuần thứ 2, tôi dần bắt nhịp và quản lý thời gian của mình tốt hơn, tận dụng tối đa 8h làm việc và báo với team để điều chỉnh khối lượng task nếu cần.
Tôi học được rằng đặt deadline cũng là một nghệ thuật. Công việc vẫn quan trọng, nhưng mình phải cân đối deadline phù hợp với thời gian mình có.
 |
Thay vì có tư tưởng "nghỉ dịch", Covid-19 dạy tôi phải thật sự tự giác với công việc.
Vị trí của tôi chủ yếu là làm theo dự án. Mỗi dự án có từng cột mốc để kiểm tra. Trong trường hợp chậm tiến độ, tôi sẽ xem xét lại nguyên nhân và sửa từ chỗ đó.
Benjamin Franklin đã nói một câu mà tôi rất thích: "Hạnh phúc của con người không đến từ những vận may lớn lâu lâu mới xuất hiện, mà đến từ những lợi thế nhỏ xảy ra hàng ngày".
Tôi nghĩ quan niệm này cũng đúng với time management.
Bài học của tôi: Quản lý thời gian không hẳn cần phương pháp nào nghiêm trọng. Work from home nhiều cám dỗ thì tôi tập dậy sớm hơn một chút, khắt khe với mình một chút.
Keystone habits, theo cuốn "The Power of Habit: Why We Do What We Do in Life and Business", là những thói quen chủ chốt giúp tạo hiệu ứng dây chuyền tạo ra thói quen tích cực khác.
Trong dịch Covid-19, tôi tin chúng ta đều phải điều chỉnh kỳ vọng của bản thân cho phù hợp hoàn cảnh chung hiện tại. Hơn hết là thay đổi từ thói quen nhỏ nhất.
