Theo Mạnh Khang (TP.HCM), trưởng bộ phận phát triển của nền tảng đặt tiệc PITO, nhiều doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa chi phí cho tiệc tất niên (YEP) trong bối cảnh kinh tế chưa khả quan năm nay.
“Năm nay, khoảng 50% hợp đồng YEP của các agency chuyên tổ chức sự kiện tại Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai đã bị cắt giảm so với Tết 2024. Các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn hình thức tổ chức linh hoạt hơn”, anh chia sẻ với Tri Thức - Znews.
Anh nhận thấy nhiều công ty lựa chọn các gói bao gồm đồ ăn và đồ uống có sẵn, thuận tiện cho các nhóm từ 10-30 người tự tổ chức mà không cần thuê nhà hàng.
 |
| Các đơn vị tổ chức tiệc tất niên ghi nhận tình trạng ảm đạm năm nay. Ảnh minh họa: NVCC. |
Đây không phải tình trạng diễn ra ở riêng đơn vị của Mạnh Khang. Nhiều nhà hàng, đơn vị tổ chức sự kiện cũng ghi nhận số lượng khách hàng doanh nghiệp đặt tiệc, thuê không gian giảm sút trong dịp cuối năm nay.
“Tinh gọn” trở thành từ khoá đáng chú ý trong lĩnh vực tổ chức tiệc tất niên. Các xu hướng cắt giảm chi phí phổ biến được ghi nhận là kết hợp team building với YEP, chọn địa điểm ở khuôn viên nhà máy, hội trường công ty, mở tiệc buffet văn phòng.
Xu hướng YEP tiết kiệm, tinh gọn
Theo trưởng bộ phận Mạnh Khang, xu hướng đáng chú ý nhất là lồng ghép team building và YEP. Hình thức này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị mà còn tối ưu chi phí.
Với những doanh nghiệp lớn, tiệc tất niên hiện có xu hướng chuyển sang tổ chức ngay tại khuôn viên nhà máy, khu công nghiệp hoặc hội trường thay vì đặt sảnh tiệc nhà hàng. Dù địa điểm thay đổi, các hạng mục trang trí, bao gồm màn hình LED, hệ thống âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp, vẫn được đảm bảo đầy đủ.
 |
| Mạnh Khang cho biết doanh nghiệp ưu tiên phương án tổ chức YEP tiết kiệm, tinh gọn. |
“Với hình thức tổ chức tại chỗ, doanh nghiệp có thể linh động tùy chỉnh thực đơn phù hợp với ngân sách, chi phí giảm tới 40-50% so với việc đặt tiệc bên ngoài. Ngoài ra, doanh nghiệp còn tránh được áp lực tìm sảnh tiệc vào các ngày cuối tuần cao điểm như 10-11/1 và 17-18/1”, anh chia sẻ.
Ngoài ra, trưởng bộ phận này cũng cho biết thêm rằng khi tổ chức YEP ngay trong nội bộ doanh nghiệp, nhân viên có thể chuẩn bị tham gia sự kiện mà không phải lo lắng về thời gian di chuyển.
Với các công ty nhỏ, hình thức YEP tại văn phòng với tiệc buffet đơn giản vẫn là lựa chọn phổ biến, đảm bảo nhân viên được ăn uống thoải mái mà không phát sinh nhiều chi phí thuê địa điểm. Xu hướng YEP theo phòng ban hoặc đội nhóm cũng trở nên thịnh hành, giúp giảm chi phí tổ chức chương trình lớn, nhưng vẫn tạo không gian gắn kết riêng.
Tương tự với Mạnh Khang, Vân Anh, quản lý và điều hành khu dã ngoại Sơn Tinh Camp (Ba Vì, Hà Nội), cũng ghi nhận số lượng khách hàng doanh nghiệp đặt tiệc tất niên sụt giảm mạnh trong dịp cuối năm nay. Tỷ lệ giảm so với mùa YEP năm ngoái lên đến 50%.
“Mặc dù hình thức kết hợp team building và YEP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tổ chức du lịch hàng năm, nhiều công ty vẫn quyết định cắt giảm triệt để trong năm nay. Họ chỉ liên hệ chúng tôi để đặt tiệc”, Vân Anh chia sẻ với Tri Thức - Znews.
Ngoài ra, ngân sách tổ chức cũng bị thắt chặt. Trung bình, chi phí mà các doanh nghiệp dành cho tiệc tất niên tại cơ sở do Vân Anh quản lý năm nay là 350.000-700.000 đồng/người.
Quản lý khu dã ngoại nằm tại ngoại thành Hà Nội này cũng nhận thấy xu hướng YEP ngắn gọn, diễn ra chỉ trong một buổi trưa ở nhiều đơn vị. Vì ngân sách eo hẹp, thời gian bị rút gọn, các công ty thường tìm địa điểm ăn uống có màn hình LED ở gần văn phòng.
Khả năng các doanh nghiệp lựa chọn khu dã ngoại xa trung tâm không cao. Riêng chi phí di chuyển đến các địa điểm này cũng tốn một khoản.
 |
| Xu hướng tổ chức YEP tại các khu dã ngoại gây tốn kém chi phí, không còn thịnh hành năm nay. Ảnh: NVCC. |
Thách thức của đơn vị tổ chức
Dù nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức tiết kiệm để giảm thiểu chi phí, yêu cầu về chất lượng chương trình vẫn tương đối cao.
Sơn Tùng, quản lý một trung tâm tổ chức tiệc có sức chứa từ 500-1.000 người tại quận Đống Đa (Hà Nội), gặp khó khăn trong việc cân đối giữa chất lượng dịch vụ và ngân sách của khách hàng. Đơn vị của anh phải co kéo sao cho tiệc đủ món, trang trí tươm tất với chi phí bằng khoảng 1/2 những năm trước.
“Không doanh nghiệp nào muốn YEP trông ảm đạm, đìu hiu, ảnh hưởng xấu đến tinh thần của cán bộ, nhân viên”, Tùng nói.
Chia sẻ với Tri Thức - Znews, quản lý trung tâm tổ chức tiệc này cho biết dù không muốn vẫn phải nhận khách ngân sách thấp trong năm nay. “Méo mó có hơn không” là tiêu chí của anh trong năm kinh tế khó khăn.
Để làm hài lòng một số doanh nghiệp, giữ chữ tín và gia tăng tỷ lệ quay lại, Sơn Tùng chấp nhận “0 đồng tiền lãi”. Nhìn chung, anh không kỳ vọng vào mùa cao điểm tiệc tùng, sự kiện năm nay, chỉ hi vọng không phải gồng lỗ.
 |
| Các đơn vị tổ chức phải nỗ lực đổi mới chương trình, đảm bảo các quy định an toàn vệ sinh thực phẩm. Ảnh: NVCC. |
Trong khi đó, Mạnh Khang lại cho biết các chương trình YEP kiểu cũ, nơi nhân viên phải dành nhiều thời gian tập luyện văn nghệ, ngày càng không còn phù hợp với người trẻ, nhất là Gen Z (sinh năm 1997-2012).
Để đáp ứng xu hướng mới, các đơn vị tổ chức phải sáng tạo hơn trong việc thiết kế sự kiện, như tổ chức concept theo xu hướng tiệc “bên cồn” với các quầy bánh quê, gánh xôi truyền thống hoặc tổ chức trò chơi khui túi mù (blind box) nhận quà cuối năm.
Đặc biệt, những thông tin về những vụ ngộ độc thực phẩm trong thời gian gần đây khiến các doanh nghiệp trở nên thận trọng hơn khi lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc tất niên.
Theo Mạnh Khang, nhiều công ty sau khi nghe tin tức trên báo đài, đã yêu cầu các đơn vị cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng nhận như giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn ISO 22000 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm) và HACCP (hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát các điểm tới hạn nhằm ngăn chặn rủi ro trong quá trình sản xuất và chế biến).
Điều này buộc các đơn vị tổ chức phải siết chặt quy trình tổ chức và đảm bảo có đủ các chứng nhận cần thiết để củng cố niềm tin từ phía khách hàng.
Nhân sự thời Gen Z
Theo tác giả, TS Hồng Duyên trong cuốn "Quản trị nhân sự thời Gen Z - câu chuyện cũ kể theo cách mới", Gen Z quan tâm nhất đến sự cân bằng giữa công việc, cuộc sống và hạnh phúc cá nhân. Họ cũng muốn biết những gì được mong đợi trong công việc; muốn được đầu tư sâu vào công việc, biết được thời gian và nỗ lực của họ có ý nghĩa. Thế hệ này cũng quan tâm đến sự nghiệp trong kinh doanh, chăm sóc sức khỏe và công nghệ. Những thay đổi này sẽ tạo ra thách thức mới trong bài toán quản trị của các doanh nghiệp.
