 |
Hầu hết ai cũng từng ở trong hoàn cảnh có rất nhiều việc phải làm nhưng lại không bao giờ hoàn thành hết. Bạn liệt kê danh sách việc cần làm nhưng sau đó lại cảm thấy cần thêm nhiều mục vào danh sách đó dù vẫn chưa hoàn thành việc trước.
Ngoài ra, không có chiến lược cụ thể trong việc phân loại, quản lý các mục tiêu có thể khiến bạn bị choáng ngợp và lẫn lộn giữa các nhiệm vụ với nhau. Điều này có nghĩa là bạn không quản lý tốt thời gian của mình hay là điều gì khác?
Theo The Muse, khảo sát của LinkedIn cho thấy thực tế, 89% người không thường xuyên hoàn thành danh sách việc cần làm hàng ngày của họ. Vì vậy, đừng lo lắng, bạn không đơn độc.
Vì vậy, nếu bạn chán ngấy việc giải quyết cùng một công việc cũ mỗi ngày, đã đến lúc thay đổi điều đó. Dưới đây là những sai lầm thường gặp khiến bạn khó hoàn thành nhiệm vụ, năng suất làm việc kém mỗi ngày.
Bạn lập danh sách việc cần làm vào buổi sáng
Theo Reader's Digest, bạn nên viết danh sách việc cần làm vào đêm hôm trước. Bằng cách này, bạn sẽ không lãng phí năng lượng và thời gian để suy nghĩ việc phải làm vào buổi sáng. Điều này cũng giúp bạn xoa dịu tâm trí và ngăn ngừa lo lắng trước khi ngủ.
Lập quá nhiều công việc
Theo cuộc khảo sát của LinkedIn với 6.500 chuyên gia, chỉ 11% nói rằng họ hoàn thành tất cả nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình vào cuối ngày làm việc. Những người còn lại thì không. Điều này có thể là do họ viết ra mọi thứ mà mình nghĩ ra vào danh sách việc cần làm. Khi thấy quá nhiều lựa chọn cùng một lúc, bạn có thể bị choáng ngợp và muốn bỏ cuộc trước khi bắt đầu.
Theo Forbes, bạn có thể tuân theo quy tắc 1-3-5 khi lập danh sách việc cần làm: Hoàn thành một việc lớn, 3 việc vừa và 5 việc nhỏ. Nếu mất nhiều thời gian trong ngày cho các cuộc họp, bạn có thể điều chỉnh lại điều này một chút. Trước khi bạn rời khỏi văn phòng, hãy dành vài phút để lập danh sách 1-3-5 của bạn cho ngày hôm sau. Điều này giúp bạn không quá căng thẳng và buổi sáng hôm sau.
Không phân loại
Khi bạn đã xác định được 3 nhiệm vụ hàng đầu trong ngày, hãy sắp xếp tất cả mục tiêu khác trong 2 danh sách: Dài hạn và hàng tuần. Danh sách dài hạn có thể là những việc bạn muốn hoàn thành trong vòng 3-6 tháng, có thể là mua một chiếc TV mới hay sơn nhà. Trong danh sách hàng tuần, bạn hãy chia nhỏ các mục tiêu dài hạn thành nhiệm vụ có thể thực hiện được.
 |
| Khi lập ra quá nhiều công việc cần phải làm mỗi ngày, bạn có thể bị choáng ngợp và muốn bỏ cuộc trước khi bắt đầu. Ảnh: Podia. |
Mục tiêu không rõ ràng
Nếu mục tiêu không rõ ràng, kết quả của bạn cũng sẽ như vậy. David Allen, nhà tư vấn năng suất và tác giả của cuốn Getting Things Done, chia sẻ với Bloomberg Business: "Khi nhìn thấy một mục không rõ ràng trong danh sách việc cần làm, bạn có thể dễ dàng nghĩ rằng sẽ làm việc đó sau. Vì vậy, bạn cần viết ra các công việc cụ thể, chẳng hạn 'thiết lập tài khoản tiết kiệm mới tại ngân hàng' thay vì chỉ ghi 'ngân hàng'".
Không có lựa chọn ưu tiên
Một số mục trong danh sách việc cần làm của bạn có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Nếu bạn bắt đầu với mục có mức độ ưu tiên thấp, nó có thể khiến bạn không thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Đánh số 3 mục tiêu "bắt buộc phải làm" của bạn theo thứ tự ưu tiên và cố gắng hoàn thành được ít nhất mục tiêu đầu tiên trước khi bạn kiểm tra email vào buổi sáng. Điều này là do khi bạn kiểm tra hộp thư, nó có thể khiến bạn tốn rất nhiều thời gian. Một cuộc khảo sát cho thấy nhân viên văn phòng dành 2,6 giờ mỗi ngày để đọc và trả lời email.
Không lường trước nhiệm vụ đột xuất
Theo khảo sát của LinkedIn, 89% mọi người không thể hoàn thành nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm hàng ngày của họ vì bị sao nhãng. Mặc dù có thể tránh được một số phiền nhiễu (giả sử tắt thông báo qua email khi bạn đang thực hiện một dự án quan trọng), đôi khi, các nhiệm vụ đột xuất vẫn có thể rơi vào bạn.
Mỗi ngày, bạn hãy dành ít nhất một giờ "thời gian rảnh" cho các mục không có kế hoạch có thể xuất hiện. Điều này giúp bạn kiểm soát mức độ căng thẳng trong trường hợp bất ngờ phát sinh.
