 |
Hơn 3 năm qua, Thùy Linh làm việc tại bộ phận truyền thông của một đơn vị giáo dục. Quản lý cấp trung này điều hành khoảng 20 nhân sự, đồng thời chịu KPI và trách nhiệm báo cáo với các cấp cao hơn.
Chia sẻ với Zing, Thùy Linh cho biết vào mỗi tháng, bộ phận của mình tổ chức trung bình 2-3 sự kiện cho công ty. Để từng đầu việc diễn ra đúng tiến độ, cô chủ động đặt deadline sớm cho từng nhân viên.
Tuy vậy, tình trạng chậm trễ thường xuyên xảy ra khiến cô bị khiển trách, mất uy tín với sếp và khách hàng.
"Khi trễ deadline, nhân viên áp lực một, đâu biết tôi mệt mỏi gấp 10", cô thở dài.
Nhân viên trễ deadline, quản lý chịu trách nhiệm
Theo Thùy Linh, khi chậm deadline, nhân viên của cô thường đưa ra những lý do như đau bệnh hoặc vướng chuyện gia đình. Cô khó có thể khiển trách, đành tự mình gánh thay phần việc còn thiếu
"Một số bạn sát deadline mới thông báo rằng không thể làm, vài người khác trễ tiến độ đến vài ngày. Khi đó, tôi căng thẳng rất nhiều, nhưng hiểu rằng trách móc không giải quyết được gì. Tôi cố gắng làm luôn phần việc của các bạn để không ảnh hưởng tới công việc chung", cô chia sẻ.
Ngoài nhân viên trực thuộc bộ phận, Thùy Linh cũng làm việc cùng vài freelancer. Nhiều lần, những nhân sự thời vụ này nghỉ ngang mà không báo trước.
"Những lúc đó, tôi hoảng hốt vì không thể liên lạc được với nhân viên dù sự kiện sắp diễn ra. Để giải quyết, tôi cố gắng thực hiện phương án thay thế, nhưng kết quả không được như mong đợi", Linh nói.
 |
| Khi nhân viên trễ hoặc "bỏ quên" deadline, quản lý thường là người làm nốt phần việc dang dở. |
Tương tự, theo anh Hoàng Sơn (35 tuổi, quận Thanh Xuân, Hà Nội), nhân viên luôn có lý do chính đáng khi trì hoãn công việc.
Nhiều năm làm quản lý bộ phận marketing cho các công ty lớn, nhỏ, anh từng đối mặt không ít trường hợp nhân viên trễ deadline mà chính anh phải là người chịu trách nhiệm chính.
"Lý do trễ của nhân viên là gì, tôi vẫn là người phải tìm ra giải pháp để xử lý công việc ngay lúc đó. Công việc chậm trễ không chỉ ảnh hưởng đến nhiều bộ phận khác mà còn kéo giảm doanh thu chung", anh lý giải.
Trách nhiệm gánh deadline càng nặng nề đối với chị Đinh Vui (quận Ba Đình, Hà Nội) khi chị là trưởng phòng kiểm toán, điều hành đến 60 người trong bộ phận.
Theo chị, việc trễ deadline thường xảy ra đối với những nhân sự mới hoặc người thiếu tập trung, không còn nhiệt huyết, có định hướng khác trong công việc.
"Khi nhân viên làm chậm tiến độ, tôi và một số người khác sẽ cùng nhau làm thay phần việc dở dang. Tôi không thể để việc trì hoãn ảnh hưởng đến công ty và đối tác. Tôi vẫn nói với nhân sự của mình rằng nếu trễ deadline trong trường hợp bất khả kháng, cần thông báo trước 1-3 ngày để cấp quản lý kịp thời điều phối", chị cho hay.
 |
| Nhiều quản lý điều hành hàng chục nhân viên, cảm thấy quá tải khi nhiều người trong số đó chậm trễ tiến độ công việc. |
Quản lý tầm trung gánh trách nhiệm
Quay trở lại với câu chuyện của Thùy Linh, cô cho biết khi một cá nhân trễ deadline, cả bộ phận đều chịu ảnh hưởng. Tuy nhiên, chỉ riêng cô là người bị cấp lãnh đạo khiển trách, kỷ luật. Cô biết rằng mình không thể đổ lỗi cho ai bởi mình là quản lý.
Trở về bộ phận, cô truyền đạt lại ý kiến của lãnh đạo, đồng thời nghiêm túc nhắc nhở nhân viên làm sai.
Lúc này, cô gặp một áp lực khác là xử lý ra sao để vấn đề kết thúc triệt để, nhân viên không tái diễn việc chậm trễ vào lần sau.
"Khiển trách nhân viên cũng là điều cần phải luyện tập. Tôi vừa phải cứng rắn, vừa phải mềm mỏng để không đánh mất tinh thần làm việc chung. Nhiều năm ở vị trí quản lý, áp lực lớn nhất của tôi là làm sao để bộ phận đoàn kết, gắn bó, hoàn thành vượt mức mục tiêu công ty giao xuống. Thú thật, không ai muốn tạo không khí căng thẳng, nhưng nếu không nói, tôi sẽ phải gặp chuyện này thêm nhiều lần nữa", cô nói.
Cùng quan điểm với Thùy Linh, chị Đinh Vui cho biết người quản lý như "bộ đệm" giữa nhân sự và lãnh đạo. Trong quá trình phân công và giám sát nhiệm vụ, quản lý không thể tránh khỏi bất đồng với nhân viên và sếp cao hơn.
"Nhiều lúc, tôi thấy cô đơn trong chính đội nhóm của mình. Nhân viên của tôi than thở về lượng công việc quá nhiều, trong khi cấp trên yêu cầu tiến độ và chất lượng cao. Những lúc này, tôi phải đánh giá được tình hình để trao đổi, phản hồi hoặc thuyết phục nhân sự cũng như lãnh đạo một cách hợp lý", chị cho biết.
Đối mặt ra sao?
Có 3 lý do chính dẫn tới việc trễ deadline, đó là tâm lý thư thả vì nghĩ còn nhiều thời gian, chưa dự đoán được tiến độ hoàn thành công việc, kỹ năng quản lý, tổ chức và sắp xếp không hiệu quả.
Theo Harvard Business, để giảm thiểu tình trạng nhân viên chậm trễ tiến độ, cấp quản lý cần tạo môi trường làm việc thân thiện, ít căng thẳng.
Đầu tiên, người quản lý cần nói rõ ràng kỳ vọng, yêu cầu của mình để nhân viên hiểu được cách thức làm việc.
Thứ hai, người quản lý cần biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến của từng nhân viên. Ví dụ, trong các cuộc họp, họ nên thường xuyên mời nhân viên phát biểu, xây dựng ý kiến, đưa ra những phương án làm việc hiệu quả nhằm đạt đúng tiến độ.
Khi nhân viên và quản lý có mối quan hệ tốt, đôi bên sẽ có thêm động lực để làm việc, hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ.
Và cuối cùng, người quản lý cần chú ý tuyên dương, khen thưởng đối với những nhân sự hoàn thành tốt công việc, không chậm trễ. Điều này giúp thúc đẩy đội nhóm cùng nhau cố gắng làm việc tốt hơn.
 |
| Người quản lý chịu áp lực điều hành, tạo môi trường làm việc vừa thoải mái, vừa nghiêm túc cho nhân viên. |
Tuy nhiên, từ góc độ nhân viên, họ cũng cần có sự điều chỉnh nhằm đáp ứng công việc và không trở thành gánh nặng của cấp quản lý cũng như đồng nghiệp.
Ông Jonathan Parker, giáo sư Kinh tế tài chính người Anh, nói trên Harvard Business: "Nhiều người lập kế hoạch sai dẫn đến ứ đọng công việc và phải làm việc nhiều hơn. Gần deadline, họ bắt đầu quá sức và không thể hoàn thành đúng tiến độ".
Theo ông Parker, để giải quyết tình trạng này, nhân viên cần tạo áp lực cho bản thân để hoàn tất công việc sớm hơn dự định.
Một số người có thể vướng một số tình huống khách quan khiến chậm deadline, nhưng sự cố không thể lặp đi lặp lại. Điều quan trọng, họ cần chủ động lên kế hoạch để sử dụng thời gian hiệu quả, nhắc nhở bản thân giữ uy tín với cấp trên và đồng nghiệp.
Thay vì chờ đợi sếp giúp đỡ hoặc nhắc nhở, nhân viên cần tự chuẩn bị phương án dự phòng nếu gặp vấn đề trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
Filippos Papakonstantinou, chuyên gia tài chính tại Đại học King's College London, cho biết: "Trong công việc, mỗi người cần tự chịu trách nhiệm với phần việc cá nhân, có sẵn phương án dự phòng nếu xảy ra tình huống bất ngờ. Thói quen này giúp bạn rèn luyện khả năng xử lý tình huống và không quá áp lực khi đối diện thử thách. Không có quản lý nào tín nhiệm nhân viên liên tục trễ deadline và mắc sai lầm".
