  |
Get Things Done là phương pháp hỗ trợ chúng ta quản lý công việc một cách đơn giản hơn.
  |
 |
Bạn cảm thấy khó khăn khi phải tìm cách hoàn thành các đầu việc trong ngày hay không thể thực hiện hết các kế hoạch như trong to-do list đề ra dù đã dành cả ngày cho chúng? Suy nghĩ quá nhiều về những nhiệm vụ còn dang dở có thể khiến bạn mất tập trung và giảm năng suất làm việc.
Nếu đang rơi vào tình trạng như trên thì phương pháp Get Things Done sẽ là một gợi ý dành cho bạn.
Get Things Done là gì?
Get Things Done (tạm dịch: Hoàn thành mọi thứ) là phương pháp quản lý công việc do nhà tư vấn về năng suất, David Allen, thiết kế và giới thiệu trong một cuốn sách cùng tên.
Ông cho rằng để hoàn thành tốt công việc thì cái cần có là một kế hoạch phù hợp chứ không phải thời gian nên phương pháp này sẽ giúp chúng ta đưa toàn bộ những thứ cần suy nghĩ ra khỏi đầu và sắp xếp, phân loại lại để có thể làm đúng việc vào đúng thời điểm.
Hiểu và áp dụng được phương pháp này sẽ hạn chế được tình trạng "quá tải" cho não bộ và có thêm năng lượng để hoàn thành công việc.
Vì sao nên "Hoàn thành mọi thứ" để quản lý công việc?
Lợi ích lớn nhất của Get Things Done hay cũng là ý chính trong cuốn sách cùng tên mà tác giả David Allen muốn đề cập là: "Nghệ thuật của làm việc năng suất là không có căng thẳng".
 |
Khi các công việc cần làm được quản lý và sắp xếp một cách rõ ràng, dễ nắm bắt thì đã giải phóng được một phần "không gian của não bộ", tạo điều kiện thêm cho các hoạt động cần sự sáng tạo.
Bên cạnh đó, một bảng kế hoạch có hệ thống sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, cân bằng được cuộc sống riêng với công việc.
Cách bắt đầu Get Things Done
Nguyên tắc hoạt động của phương pháp này khuyến khích chúng ta ghi nhớ và lưu trữ công việc bằng "bộ não thứ hai". Nó có thể là sổ tay, to-do list, điện thoại hay các phần mềm hỗ trợ khác.
Tuy nhiên, thay vì liệt kê suông chúng ra thì Get Things Done sẽ chia nhỏ chúng thành các bước và sắp xếp theo quy trình cụ thể nhằm dễ dàng theo dõi tiến độ.
Bước 1: Nắm bắt (Capture)
Việc cần làm đầu tiên khi áp dụng phương pháp này là viết ra hết tất cả mọi thứ, bao gồm cả nhiệm vụ cho công việc và các công việc cá nhân trên "bộ não thứ hai" của mình.
Với các phương pháp quản lý công việc khác thì ở bước này bạn còn cần phân loại đầu việc theo các nhóm khác nhau khiến chúng ta dễ bối rối và sinh ra tâm lý "ngại làm".
Điểm quan trọng nhất của bước này chính là "xả" hết thông tin cần ghi nhớ ra khỏi não bộ của bạn.
Bước 2: Làm rõ (Clarify)
Sau khi bạn đã có được danh sách các việc cần làm thì hãy tiến hành dọn dẹp chúng. Các gạch đầu dòng ở bước này phải thật cụ thể và là một hành động.
Ví dụ, ở bước đầu tiên chúng ta có từ khóa "mua sắm" thì sang bước 2 cần làm rõ nó thành "đi siêu thị và mua đồ ăn cho ngày mai".
Với những công việc có thể hoàn thành trong 2 phút, bạn nên giải quyết nó ngay. Những nhiệm vụ cần nhiều thời gian hơn thì chúng ta sẽ sắp xếp và phân loại chúng.
Tiếp theo là các công việc không cần thiết hoặc có thể nhờ người khác thì hãy bỏ chúng ra khỏi danh sách, dành thời gian cho những nhiệm vụ trên.
Bước 3: Sắp xếp (Organize)
Sau khi đã có được danh sách cụ thể các việc cần làm thì chúng ta sẽ tiến hành sắp xếp, phân loại chúng vào 3 nhóm: dự án, nội dung và thời gian,
Bạn cần đưa chúng vào đúng vị trí của mình để có thể làm và quản lý công việc hiệu quả hơn.
 |
Bước 4: Đánh giá (Reflect)
Nếu không đánh giá lại công việc thì đó không phải là Get Things Done, David Allen cho biết.
Để biến việc này trở thành một thói quen, ông cũng gợi ý chúng ta nên dành ra khoảng 1-2 tiếng cố định mỗi cuối tuần để thực hiện hoạt động review này.
Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên sẽ giúp các kế hoạch tiếp theo trở nên khả thi và phù hợp hơn.
Bước 5: Hành động (Engage)
4 bước trên chỉ nhằm hỗ trợ cho bước cuối cùng là hành động. Mỗi người sẽ có một cách làm việc và xử lý công việc khác nhau để phù hợp với nhu cầu của mình.
Điều quan trọng nhất mà phương pháp Get Things Done muốn mang lại đó là sự thoải mái cho não bộ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn.
