Sếp vật lộn với những nhân viên dùng AI 'trong bóng tối'

Khi bắt đầu công việc mới tại một công ty dược phẩm vào tháng 9, Matt đã có sự giúp đỡ từ một trợ thủ bí mật.

Nhà nghiên cứu 27 tuổi đã có thể theo kịp các đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hơn của mình bằng việc nhờ đến ChatGPT để viết những đoạn code cần trong công việc.

“Một phần là do tôi lười. Một phần là do tôi thực sự tin rằng nó có thể giúp công việc của tôi tốt hơn và chính xác hơn”, Financial Times dẫn lời anh.

Matt vẫn không biết chắc liệu anh có được cho phép làm điều này hay không. Sếp anh không cấm truy cập các công cụ generative AI như ChatGPT nhưng họ cũng không khuyến khích anh làm vậy hay đưa ra bất kỳ hướng dẫn cụ thể nào về cách sử dụng phù hợp.

Không thể cấm toàn diện

Các doanh nghiệp đã phải vật lộn khi người lao động ứng dụng generative AI với tốc độ nhanh hơn nhiều so với tốc độ các quy tắc về việc sử dụng được đặt ta. Một cuộc khảo sát vào tháng 8 của Ngân hàng Dự trữ Liên bang St Louis cho thấy gần 1/4 lực lượng lao động Mỹ đã sử dụng công nghệ này hàng tuần. Đối với các ngành phần mềm và tài chính, con số này là gần 50%.

Hầu hết trong số họ đang nhờ tới các công cụ như ChatGPT để hỗ trợ viết và nghiên cứu, dịch thuật hoặc viết code.

Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu cảnh báo rằng phần lớn việc áp dụng generative AI diễn ra trong bóng tối, khi người lao động tự thực hiện mà không có hướng dẫn rõ ràng của công ty, đào tạo toàn diện hoặc bảo vệ an ninh mạng.

Nhiều công ty lớn gặp khó trong việc quản lý cách nhân viên sử dụng AI. Ảnh: Unsplashed.

Đến tháng 9, gần hai năm sau khi ChatGPT ra mắt, chưa đến 50% giám đốc điều hành được công ty luật lao động Littler của Mỹ khảo sát cho biết tổ chức của họ đã đưa ra các quy tắc về cách nhân viên nên sử dụng generative AI.

Trong số những doanh nghiệp đã xây dựng chính sách cụ thể, hành động đầu tiên của họ là đưa ra lệnh cấm toàn diện. Theo Fortune, các công ty bao gồm Apple, Samsung, Goldman Sachs và Bank of America đã cấm nhân viên sử dụng ChatGPT vào năm 2023, chủ yếu là do lo ngại về quyền bảo mật dữ liệu.

Tuy nhiên, khi các mô hình AI trở nên phổ biến và mạnh mẽ hơn, và ngày càng được coi là chìa khóa để duy trì khả năng cạnh tranh trong nhiều ngành công nghiệp, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang tin rằng cấm đoán không phải là giải pháp bền vững.

Jerry Geisler, Giám đốc bảo mật thông tin tại nhà bán lẻ Walmart, cho biết họ bắt đầu bằng việc cấm nhưng không muốn duy trì lệnh cấm đó. "Chúng tôi chỉ cần thời gian để xây dựng một môi trường nội bộ để cung cấp cho mọi người giải pháp thay thế".

Walmart muốn nhân viên sử dụng các hệ thống nội bộ của mình, trong đó có chatbot AI mang tên "My Assistant". Tuy nhiên, họ không cấm nhân viên sử dụng các nền tảng bên ngoài, miễn là họ không đưa bất kỳ thông tin riêng tư hoặc độc quyền nào vào câu lệnh.

Tuy nhiên, công ty này đã cài đặt các hệ thống để theo dõi các câu lệnh mà nhân viên gửi đến các chatbot bên ngoài trên các thiết bị của công ty. Các thành viên của nhóm bảo mật sẽ chặn hành vi không thể chấp nhận được và liên lạc với nhân viên đó ngay lập tức, ông Geisler nói.

Ông tin rằng việc thiết lập chính sách "không trừng phạt" là lựa chọn tốt nhất để theo kịp bối cảnh AI luôn thay đổi. "Chúng tôi không muốn họ nghĩ rằng họ đang gặp rắc rối vì bộ phận bảo mật đã liên lạc với họ", ông chia sẻ.

Rào cản

Nhiều doanh nghiệp khác cũng xây dựng hệ thống nội bộ để nhân viên thử nghiệm generative AI. McKinsey đã ra mắt một chatbot Lilli, Linklaters ra mắt một chatbot Laila và JPMorgan Chase đã tung ra “LLM Suite”.

Các công ty không có đủ nguồn lực để phát triển các công cụ của riêng mình phải đối mặt với nhiều câu hỏi hơn nữa - từ việc mua dịch vụ nào cho nhân viên của họ, đến rủi ro ngày càng phụ thuộc vào các nền tảng bên ngoài.

Victoria Usher, nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành của công ty truyền thông GingerMay, cho biết bà đã cố gắng duy trì “cách tiếp cận thận trọng” đồng thời vượt qua “cơn hoảng loạn ban đầu” do sự ra đời của ChatGPT vào tháng 11/2022.

GingerMay ban đầu áp dụng lệnh cấm toàn diện nhưng trong năm qua đã bắt đầu nới lỏng chính sách này. Nhân viên hiện được phép sử dụng generative AI cho mục đích nội bộ nhưng chỉ khi có sự cho phép rõ ràng của cấp trên. Nhân viên chỉ được truy cập generative AI bằng việc sử dụng tài khoản ChatGPT Pro của công ty.

"Trường hợp xấu nhất là mọi người sử dụng tài khoản ChatGPT của riêng họ và bạn mất quyền kiểm soát những gì được đưa vào đó", bà Usher nói.

Bà thừa nhận rằng cách tiếp cận hiện tại - yêu cầu nhân viên xin phê duyệt cho từng lần sử dụng generative AI - có thể không bền vững khi công nghệ này trở thành một phần thiết yếu hơn trong quy trình làm việc của mọi người.

Nhiều nhân viên công ty lớn sử dụng ChatGPT để tăng hiệu quả công việc hàng ngày. Ảnh: Reuters.

Một báo cáo được công bố vào tháng trước của Slack cho thấy gần 50% nhân viên văn phòng sẽ không thoải mái khi nói với quản lý rằng họ đã sử dụng generative AI. Đó phần lớn là do họ không muốn bị coi là bất tài hoặc lười biếng, hoặc có nguy cơ bị cáo buộc gian lận.

Những nhân viên được Slack thăm dò cũng cho biết họ lo ngại rằng nếu sếp biết họ làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng AI, họ sẽ phải đối mặt với việc sa thải. Những người sống sót sau những đợt cắt giảm trong tương lai cũng có thể sẽ bị giao khối lượng công việc nặng hơn.

Ông Geisler dự kiến phải liên tục xem xét cách tiếp cận AI của Walmart. "Một số chính sách trước đây của chúng tôi đã cần được cập nhật để phản ánh cách công nghệ đang phát triển", ông cho biết.

Bối cảnh pháp lý thay đổi cũng có thể khiến các công ty gặp khó trong việc triển khai chiến lược dài hạn cho AI. Luật pháp đang được xây dựng tại Mỹ, EU và Anh, nhưng các công ty vẫn chưa có nhiều câu trả lời về cách công nghệ này sẽ ảnh hưởng đến quyền sở hữu trí tuệ hoặc phù hợp với các quy định về quyền riêng tư và minh bạch dữ liệu hiện hành.

"Sự không chắc chắn chỉ khiến một số công ty cố gắng cấm bất cứ điều gì liên quan đến AI", Michelle Roberts Gonzales, một luật sư về việc làm tại Hogan Lovells, cho biết.

Đối với những công ty đang cố gắng phát triển các chiến lược về sử dụng AI, giáo sư Rose Luckin của Đại học College London cho biết "rào cản đầu tiên" chỉ đơn giản là tìm ra ai trong công ty là phù hợp nhất để nghiên cứu loại AI nào sẽ hữu ích cho công việc của họ.

Bà Luckin cho biết cho đến nay, bà đã chứng kiến nhiệm vụ này được giao cho mọi người, từ giám đốc điều hành đến thực tập sinh, vì các công ty đưa ra những đánh giá rất khác nhau về mức độ quan trọng của AI đối với doanh nghiệp của họ.

Sarah, một trợ lý pháp lý tại một công ty luật nhỏ ở London, đã rất ngạc nhiên khi được yêu cầu nghiên cứu và thiết kế sổ tay quy tắc về cách các cán bộ cấp cao hơn của cô nên sử dụng AI.

“Thật kỳ lạ khi nó trở thành công việc của tôi". Tôi thực sự là thành viên cấp thấp nhất”, cô chia sẻ.