Thu nhập từ 2-3 công ty, quyết toán thuế TNCN thế nào?

Câu hỏi:

Chuyên viên thiết kế Mỹ Hằng (28 tuổi, Hà Nội) có thu nhập 25 triệu đồng/tháng tại một công ty về thời trang, làm việc toàn thời gian từ tháng 2/2025 đến nay. Trong năm 2025, cô đồng thời có thêm thu nhập từ công việc làm tự do tại một công ty khác. Nhân sự 28 tuổi không có người phụ thuộc.

Trong trường hợp này, Mỹ Hằng có thuộc diện được ủy quyền cho công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm thay hay không? Nếu phải tự quyết toán, cô cần chuẩn bị những hồ sơ, giấy tờ và mẫu biểu cụ thể nào để nộp cho cơ quan thuế?

Trả lời:

Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện năm 2026) được quy định cụ thể tại tiểu mục 2.3 Mục 2 Công văn 1296/CT-NVT.

Theo đó, tùy vào hình thức tự quyết toán hay ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập, người nộp thuế cần chuẩn bị các tài liệu tương ứng:

1. Hồ sơ bắt buộc:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN.
• Phụ lục giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BKQTT-TNCN (nếu có đăng ký người phụ thuộc).

2. Chứng từ về thu nhập và thuế đã nộp:

• Bản sao chứng từ khấu trừ thuế hoặc chứng từ đã tạm nộp trong năm.
• Trường hợp có thu nhập ở nước ngoài: bổ sung chứng từ nộp thuế tại nước ngoài (nếu có).

Lưu ý:

• Nếu công ty đã gửi dữ liệu khấu trừ thuế điện tử cho cơ quan thuế, không cần nộp lại bản giấy.
• Nếu công ty đã ngừng hoạt động và không cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu sẵn có để xử lý.

3. Hồ sơ bổ sung (nếu phát sinh):

• Chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài (tổ chức quốc tế, đại sứ quán…).
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu chưa hoàn tất trước đó).

4. Trường hợp ủy quyền quyết toán: Nếu đủ điều kiện ủy quyền cho công ty quyết toán thay, cá nhân chỉ cần chuẩn bị giấy ủy quyền quyết toán thuế mẫu 08/UQ-QTT-TNCN.

Với trường hợp của Mỹ Hằng, trước tiên cần xác định cô không thuộc diện được ủy quyền quyết toán thuế.

Nguyên nhân là trong năm 2025, cô có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi, một công ty chính (làm việc toàn thời gian từ tháng 2/2025 với mức lương 25 triệu đồng/tháng) và một công ty khác (làm thêm tự do).

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung) và hướng dẫn tại Công văn 1296/CT-NVT năm 2026, cá nhân chỉ được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay khi có thu nhập từ một nơi duy nhất, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và vẫn đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán. Do đó, Mỹ Hằng phải tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Để chuẩn bị hồ sơ, Mỹ Hằng cần có tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN, trong đó kê khai đầy đủ toàn bộ thu nhập từ cả hai nguồn trong năm 2025.

Đồng thời, cô cần chuẩn bị bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc đã tạm nộp, bao gồm giấy chứng nhận khấu trừ thuế do công ty chính cấp và chứng từ tương tự từ công ty làm thêm.

Trong trường hợp các đơn vị chi trả đã gửi dữ liệu khấu trừ thuế điện tử lên hệ thống của cơ quan thuế, người nộp thuế có thể không cần nộp bản giấy, vì cơ quan thuế sẽ tự động đối chiếu dữ liệu khi xử lý hồ sơ.