Trì hoãn công việc, chống đối deadline

Nhiều người trì hoãn công việc để tìm cảm giác thoải mái, dù biết rõ hậu quả. Ảnh minh họa: Phương Lâm.

Khi cảm thấy nhàm chán hoặc quá sức với nhiệm vụ nào đó, nhiều người có xu hướng gác mọi thứ qua một bên.

Theo Giáo sư Tim Pychyl tại Đại học Carleton (Canada), dù hiểu rõ về hậu quả, không ít người vẫn lựa chọn trì hoãn làm một việc gì đó bởi cảm thấy thoải mái, nhẹ lòng.

Trong khi đó, một nghiên cứu được công bố trên Psychological Bulletin cho thấy khoảng 15-20% người có thói quen trì hoãn. Tiêu biểu trong đó có 25% xem việc “nước đến chân mới nhảy” là một đặc điểm tính cách của họ.

Song, đây được xem là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng làm việc của nhân viên. Nếu cũng thường xuyên rơi vào trạng thái trì hoãn, mọi người có thể cân nhắc mẹo xử lý từ các chuyên gia về năng suất, theo Huffpost.

Để bắt tay vào xử lý sự trì trệ, bạn cần xác định nguyên nhân gây ra tình trạng này. Ảnh minh họa: Mart Production/Pexels.

Xác định vấn đề

Lindsey Holmes, CEO của Usable Tech Co. kiêm chuyên gia về năng suất, thường đặt một số câu hỏi để xác định vấn đề khi nhận thấy mình trong trạng thái trì trệ.

• Tại sao tôi muốn lùi mọi thứ lại, thay vì bắt tay vào làm luôn?
• Tại sao tôi thấy thoải mái vì trì hoãn nhiệm vụ?
• Liệu có hậu quả nào thực sự khiến tôi lo âu?

Theo nữ CEO, đáp án cho các câu trên cũng giúp chúng ta xác định đâu là yếu tố cản trở mình tiếp tục công việc và tìm cách xử lý chúng.

Bên cạnh đó, cô cũng tìm cách mới mẻ xử lý tình huống này, thay vì “tự thân vận động”.

Chẳng hạn, vốn không thích mất thời gian đăng nhập vào các ứng dụng ngân hàng online, Holmes tích hợp mọi thứ vào một app quản lý. Nhờ công cụ này, cô dễ dàng nắm bắt mọi báo cáo tài chính cá nhân mà không phải tốn thời gian kiểm tra từng bên.

Tạo đà làm việc bằng một số nhiệm vụ nhỏ, đơn giản là gợi ý không tồi cho trường hợp này. Ảnh minh họa: Karolina Grabowska/Pexels.

Ưu tiên nhiệm vụ đơn giản

Còn với cố vấn năng suất Rashelle Isip, hướng xử lý trì hoãn dễ bắt đầu nhất là viết ra giấy mọi nhiệm vụ chúng ta có thể hoàn thành trong thời gian ngắn, ví dụ 15 phút.

Hãy đảm bảo gạt bỏ hết mọi hoạt động bên lề, tập trung 100% sự tập trung nhằm hoàn thành đúng khoảng thời gian đặt ra.

Trước đó, mọi người nên chủ động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thiết để không “lố” deadline ngắn hạn này.

“Tôi cũng thường liệt kê các đầu việc tạo cảm hứng cho mình vào đầu ngày và ưu tiên thời gian để hoàn thiện.

Đây được xem là bước đệm, khiến mọi người tự tin và vượt qua cảm giác lười biếng, muốn chống đối. Một số ý tưởng bao gồm tạo thư mục cho dự án mới, đặt lại tên cho các hồ sơ sẵn có hay trả lời tin nhắn nhóm chat”, Isip chia sẻ.

Pomodoro có thể là phương án làm việc phù hợp cho kiểu nhân viên khó tập trung, dễ trì hoãn. Ảnh minh họa: Antoni Shkraba/Pexels.

Áp dụng phương pháp Pomorodo

Trong khi đó, sự trì hoãn của huấn luyện viên năng suất Samphy Y được giải quyết từ ngày áp dụng phương pháp Pomodoro.

Đây là một cách quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc.

Mỗi phiên làm việc sẽ kéo dài 25 phút, giúp chúng ta rèn luyện thói quen chia nhỏ công việc và hoàn thành mọi thứ từng bước một.

Các bước thực hiện Pomorodo:

• Chọn công việc mình sẽ làm
• Đặt thời gian 25 phút
• Chú tâm làm việc cho đến khi hết 25 phút
• Nghỉ giải lao 5 phút
• Quay lại chu kỳ làm việc như những bước trên
• Sau 4 lần nghỉ giải lao trên nên nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15-30 phút).

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro:

• Nên tập trung làm một việc duy nhất trong một Pomodoro.
• Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro. Nếu bạn bị gián đoạn, hãy tính lại từ đầu.
• Nếu bạn làm việc xong trước thời gian quy định, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra, tối ưu hoá công việc.
• Trong những khoảng nghỉ, hãy thực sự nghỉ ngơi.

Điểm chung giữa quản lý và hacker Tư duy giống hacker giúp cấp trên tìm ra được các chiến lược làm việc phù hợp hơn thay vì mãi đi theo các nguyên tắc đã lỗi thời. 09:03 10/4/2023