|
|
Với nhiều nhân viên văn phòng, những cuộc họp dài trong ngày khiến họ hoàn toàn kiệt sức. Ảnh minh họa: Phương Lâm |
Dân văn phòng đang chủ động đăng ký những cuộc họp nhanh gọn, thay vì những buổi meeting kéo dài hàng giờ, theo báo cáo mới nhất của tập đoàn Microsoft.
Cụ thể, các cuộc họp kéo dài khoảng 15 phút hiện chiếm 60% trên tổng số buổi meeting được lên lịch.
Điều này cho thấy các lãnh đạo cấp cao, cũng như nhân viên ngày càng trở nên quyết liệt hơn trong việc quản lý thời gian của họ, theo The Wall Street Journal.
  |
 |
| Những cuộc họp dài thường không hiệu quả, đa số chỉ tập trung lắng nghe trong 15 phút đầu tiên. Ảnh minh họa: @joyce_toh/Pexels |
Những cuộc họp ngắn hiệu quả
Nhiều nghiên cứu cho thấy tình trạng quá tải cuộc họp khiến không ít người rơi vào tình trạng kiệt sức. Do đó, 30 phút trở thành xu hướng thời gian mặc định cho nhiều cuộc họp.
Nhưng với Jayne Sandman, người điều hành một công ty tiếp thị và xây dựng thương hiệu ở Washington (Mỹ), như thế vẫn chưa đủ. Cô thậm chí rút gọn thời lượng hơn nữa, chỉ cho mọi người trình bày tất cả trong vòng 15 phút.
Người quản lý này thường bắt đầu cuộc họp với những thông tin nâng cao tinh thần nhân viên, sau đó nhanh chóng cập nhật các vấn đề về công việc kinh doanh.
Bên cạnh đó, một số nhà đầu tư đã thuyết phục đối tác dành thời gian cho mình, với lời hứa sẽ trình bày mọi thứ trong vỏn vẹn 15 phút. Tất nhiên, lời hứa này giúp họ dễ nhận được cái gật đầu.
Điều này chứng tỏ thời gian ngắn, nội dung thông tin đầy đủ, súc tích chính là "chìa khóa" thành công.
Ngược lại, những buổi meeting quá dài có thể dẫn đến một ngày làm việc đầy mệt mỏi. Chúng chiếm lấy lịch làm việc và làm gián đoạn các công việc đang còn dang dở.
Trong một cuộc nghiên cứu thực hiện trên 2.000 nhân viên tại Mỹ của công ty phân tích thị trường CivicScience, hơn 3/4 người lao động cho biết cuộc họp nhanh gọn sẽ hiệu quả hơn, và 1/3 nói rằng họ đã ngừng chú tâm vào nội dung meeting sau 15 phút đầu tiên.
|
 |
| Có những quy tắc ta cần nắm rõ để cuộc họp đi vào đúng trọng tâm, tránh mất thời gian. Ảnh minh họa: @karolina_grabowska/Pexels |
"Nghệ thuật" họp 15 phút
Các chuyên gia khoa học và nhà lãnh đạo đều thừa nhận để tiến hành một cuộc họp chỉ diễn ra vỏn vẹn 15 phút là cả một nghệ thuật.
Để có cuộc họp ngắn, cần ghi nhớ 4 quy tắc:
- Kết nối chặt chẽ: Nên nắm rõ ai là người thực sự cần có mặt ở đó và họ có vai trò gì. Việc có quá nhiều người không cần thiết tham gia vào buổi meeting sẽ làm lãng phí thời gian của tất cả.
- Đúng chủ đề: Không phải cuộc họp nào cũng có thể gói gọn nội dung trong 1/4 giờ. Tuy nhiên, hãy cố gắng tập trung vào mục tiêu chính, thay vì vẽ ra những vấn đề khác. Để làm được điều này, người chủ trì cần làm rõ mục tiêu trước khi bắt đầu cuộc họp. Chủ đề càng chặt chẽ thì càng dễ đạt được mục tiêu.
- Chia sẻ: Hãy gửi những tài liệu cần thiết trước cuộc họp để những người tham gia có thể chuẩn bị. Điều đó khiến cuộc trao đổi trở nên hiệu quả ngay những phút đầu tiên.
- Sắp xếp: Hãy lên lịch cho các cuộc họp ngắn để tối ưu hóa thời gian, với thời lượng tối đa 15 phút/buổi. Tránh việc ngồi li bì trong phòng họp nhiều giờ. Điều đó chỉ khiến công việc bị đình trệ.
|
 |
| Họp ngắn là cách doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm được thời gian, tiền bạc. Ảnh minh họa: @artem_podrez/Pexels |
Họp ngắn là tiết kiệm
Thực tế cho thấy các buổi meeting ngắn là cách tiết kiệm cả tiền và thời gian.
Ví dụ, với một nhân viên được trả công 100 USD/giờ làm việc, việc rút ngắn thời lượng cuộc họp để nhân viên có thời gian giải quyết công việc là cách doanh nghiệp tránh lãng phí 100 USD đó.
Cuộc họp nhanh gọn cũng có thể giúp nhân viên làm việc ít giờ hơn.
Một số công ty đang áp dụng chính sách làm việc 4 ngày/tuần cho biết họ đã loại bỏ các cuộc họp không cần thiết mỗi ngày, mỗi tuần, như những buổi gặp mặt chỉ để báo cáo tiến độ.
Đây được xem là nỗ lực đầu tiên để loại bỏ những giờ làm việc không hiệu quả trong ngày.
Một số chuyên gia cho biết bằng cách giảm thiểu giờ họp và thắt chặt danh sách người tham gia, các công ty có thể tiết kiệm được 4.200 giờ làm việc mỗi năm, tương đương 250.000 USD.
